Introducción
En las empresas, obtener un conocimiento específico sobre cómo diseñar un proceso de forma exitosa o cómo lograr resolver un problema desde la raíz que le cuesta millones al negocio, puede implicar semanas, meses e incluso años. Convirtiéndolo en un intangible, con un valor incalculable, que en muchos casos se pierde de la noche a la mañana; ya sea por rotación del personal, renuncias, jubilaciones y muchas otras causas.
La misión de preservar el conocimiento no debe centralizarse como responsabilidad de un área en específico. Debe ser una práctica cultural de todas las áreas que conforman a la empresa.
En nuestra experiencia, sabemos que esta práctica impacta directamente en la capacidad de crecimiento y escalabilidad del negocio. Incluso, su omisión puede llevar a la desaparición de la empresa a corto plazo.
Desde la perspectiva empresarial, el Knowledge management: es el acto de administrar tanto la información que se genera dentro de la empresa, así como de adquirir de manera eficiente las mejores prácticas que se formulan en el mercado. Traducir esto como, adquirir conocimiento que genere valor a la empresa y logre ventaja competitiva en su sector de mercado.
¿Qué es el knowledge management?
Es el estudio de los mecanismos y/o conjunto de acciones (estratégicas y tácticas) que llevadas a cabo en un orden y secuencia específica, permiten capitalizar y accesibilizar el conocimiento como un activo intangible de negocio.
¿Por qué debemos considerar al knowledge management como un tema valioso para la preservación del negocio?
Actualmente, la capacidad de una empresa para enfrentar los cambios abruptos y constantes del mercado, mediante su capacidad de respuesta, adopción y evolución, es fundamental para lograr la competitivdad del negocio, esta habilidad está directamente ligada a su capacidad de administrar el conocimiento como un capital.
Uno de los beneficios que se obtiene como resultado de esta práctica es la disminución de la curva de aprendizaje de los nuevos equipos de trabajo, lo que genera ambientes enfocados en el logro de resultados y no en la supervivencia del día a día.
Un equipo de trabajo con una operación estable tiene mayores probabilidades de alcanzar la competitividad empresarial que aquellos preocupados por la supervivencia diaria. Esta estabilidad permite evaluar los resultados a largo plazo y madurar las estrategias de competitividad.
Por el caso contrario, las empresas que no administren el conocimiento tratarán de sobrevivir inyectando una innumerable cantidad de esfuerzo y recursos de todo tipo, sin lograr los resultados necesarios.
Las diferentes áreas que forman la empresa deben comprender que: Es tan importante lo “que hacen” como “la forma en que lo hacen”.
¿Cuáles son los beneficios concretos para nuestra empresa al aplicar el knowledge management?
Alcanzan madurez en sus estrategias de competitividad.
Una de las características de las empresas que han logrado estas acciones es que tienen la capacidad de hablar un mismo idioma, logrando el entendimiento entre las diferentes áreas. Esto les permite enfocar su esfuerzo en la adopción y mejora de las acciones y estrategias que se han determinado de forma global, adaptándose a los cambios que van surgiendo y en un proceso de mejora continua.
Se puede decir que: “Las empresas alcanzan la madurez cuando todas las áreas asumen un rol activo y entienden su grado de influencia en la competitividad del negocio, dejando de verse a sí mismas como áreas que solo producen un producto o servicio, para verse a sí mismas como áreas que aportan su Know-how al negocio.”
Logran que el conocimiento habite en la empresa y no en las personas.
Independientemente de los recursos tecnológicos de los que se dispongan en la empresa, los equipos que reconocen el valor del conocimiento, comienzan a tratarlo como un activo del negocio, lo documentan o registran de muy diversas formas y comienzan a transferirlo ordenadamente. Logrando preservarlo y volverlo accesible para más personas.
Permitiendo que más personas cuenten con la capacidad de alcanzar los estándares de trabajo esperados, acortando su curva de aprendizaje y disminuyendo la probabilidad de errores, impactando positivamente en su operación y, por consiguiente, beneficiando la reputación de la marca frente a sus clientes.
Batalla del talento.
Las empresas que administran su conocimiento asumen un papel activo como formadoras de su talento ideal. Hemos identificado que muchas organizaciones invierten grandes cantidades de recursos tratando de encontrar al mejor talento en el mercado para puestos sumamente especializados, algunas veces para puestos que no existen fuera de su empresa, ya que su operación es única en la región o en el mundo (situación que se está volviendo cada vez más común).
Mediante la administración del conocimiento, las empresas logran formar internamente, a sus cartas de reemplazo, o bien si el cambio es abrupto y no planeado, logran sobrellevar de la mejor forma posible la transición de funciones, contando con la posibilidad de sostener la operación durante ese período, minimizando las afectaciones que esto pudiera implicar. Acortando la curva de aprendizaje y logrando que sus integrantes alcancen un nivel óptimo con el menor desgaste emocional posible. Logrando una ganancia secundaria que es, ambientes saludables y enganche por parte de sus integrantes hacia la empresa.
La información en sí misma, no es conocimiento
Como adoptar el Knowledge Management
Para adoptar el *Knowledge Management* como una estrategia para la competitividad del negocio, te recomendamos cuidar los siguientes aspectos:
1. Tener claro la diferencia entre información y conocimiento.
En muchas ocasiones, hay una noción de lo que son cada uno de estos conceptos, pero no hay claridad sobre qué es cada uno de ellos.
La información: Es un conjunto de datos que se recaban con un objetivo en particular.
El conocimiento: Es la relación y aplicación práctica de uno o más datos, información o habilidades.
Concentra tus esfuerzos en transferir conocimiento y en preservar la información.** Garantiza que ambos sean preservados y adecuadamente clasificados para que sean accesibles y de utilidad para las generaciones actuales y futuras.
2. Administrar el conocimiento es responsabilidad de toda la empresa.
Se deberá clarificar a quienes dirigen las distintas áreas del negocio la diferencia entre:
- Los programas de profesionalización y desarrollo estratégico de su talento, lo que compete a áreas centralizadas.
- Su responsabilidad y rendición de cuentas para garantizar la preservación del conocimiento que impulse la competitividad de su área.
3. La tecnología es solo un recurso, no la solución en sí misma.
La tecnología es un recurso y como tal debe ser utilizado de manera eficiente, es indispensable que se tomen en cuenta tres puntos importantes:
- Evaluar las necesidades generales y específicas de cada área de la empresa antes de realizar cualquier inversión. Si es posible, ejecutar pruebas A/B para contar con mayor certeza sobre las ventajas y desventajas de las opciones disponibles.
- Contar con un plan de adopción que permita integrar la tecnología y que realmente sea utilizada.
- Fortalecer el *mindset* de los equipos de trabajo de que la tecnología es un recurso y no el fin, resaltando el valor de preservar y transferir el conocimiento por encima de todo.
Resumen.
El Knowledge Management o Administración del Conocimiento es una práctica que permite capitalizar uno de los activos más importantes de la empresa: el conocimiento. Esto logra que se preserve y habite en la empresa, volviéndolo accesible para todas las personas que integran la organización, incrementando su capacidad de evolución con el objetivo de lograr la competitividad del negocio.
En Great Plan acompañamos a las organizaciones en este proceso, desde certificar a equipos que sean encargados de Gestionar y Transferir el Conocimiento, hasta el diseño e implementación de estrategias de Change Management para lograr que la Administración del Conocimiento se adopte como cultura y filosofía de trabajo.
En Great Plan nuestro objetivo es acompañarte para lograr los resultados que tu empresa necesita.
